Classement et archivage des documents administratifs
Temps perdu en recherche, risque de papier égaré ou perdu, dossier incomplet, multiplication de fichiers ou de dossiers sur un même sujet, retard, accumulation, ...
J’ai besoin d’ordonner mes papiers.
Selon le principe du « chaque chose à sa place et une place pour chaque chose », L’Instant Paperasse vous propose la mise en place d’une méthode de classement et d’archivage adaptée à votre métier et à votre manière de fonctionner afin de vous l’approprier facilement et d’en avoir la pleine maîtrise.
La prestation se déroule selon une méthode simple :
- Listing des différents types de documents que vous traitez : les papiers liés à l’activité en cours, les papiers soumis à une obligation légale de conservation (les archives) et les documents de référence.
- Définition d’une architecture de classement.
- Choix du type de classement : physique ou dématérialisé.
- Mise en œuvre : achat des fournitures de bureau pour mise en œuvre classique ; choix d’un espace de stockage sécurisé, numérisation
des documents et classement selon une méthode d’indexation définie ensemble. - Accompagnement dans la prise en main du système de classement et de recherche.
Vous retrouvez un bureau épuré et un esprit clair.
Vous maîtrisez aisément vos recherches car la structure de votre classement a été construite sur mesure pour vous.
Et après ? Il est important de faire vivre ce classement régulièrement : pourquoi ne pas confier cette tâche à votre assistante !
Gestion du courrier (emails et courrier papier)
Le traitement du courrier nécessite de la régularité, de prendre du temps pour sa lecture et la rédaction de réponses appropriées, mais votre temps à vous est compté !
La lecture en diagonale est risque d’erreur de compréhension sur les attendus de l’expéditeur, l’accumulation du courrier provoque oublis et retards.
La correspondance électronique intense cumulée au courrier papier peut rendre la tâche fastidieuse.
Je veux rester au fait de l’action et de l’information
L’Instant Paperasse vous propose une prise en charge de la chaîne de traitement de votre correspondance (du courrier entrant à la rédaction
de réponses adaptées, de l’envoi du courrier sortant au classement) selon 2 principes fondamentaux : les sujets d’importance sont systématiquement portés à votre attention, aucun courrier/courriel n’est laissé de côté.
La prestation est réalisée selon les modalités suivantes :
- Mise en place d’un commun accord d’une méthode de récupération du courrier papier et des courriels.
- Définition d’un commun accord de la fréquence de traitement la mieux adaptée à votre flux de courrier/courriels.
- La messagerie électronique bénéficie d’un nettoyage fréquent avec classement des emails.
Vous gagnez en réactivité puisque le délai de traitement se trouve raccourci.
Vous ne loupez plus une information ou une opportunité intéressante pour votre activité.
Fini les sueurs froides à l’idée d’avoir manqué une échéance.
Assistance dans vos démarches administratives
Qu’elles soient d’ordre déclarative ou administrative, les formalités sont inhérentes à la vie et au développement d’une entreprise, nécessitent de disposer de temps pour organiser la collecte des pièces demandées et entreprendre la démarche proprement dite. Elles peuvent aussi réserver quelques mésaventures :
- Une majoration pour non-respect du délai de réponse imparti.
- Une aide d’Etat dont vous auriez pu bénéficier mais le délai pour faire votre demande est expiré et le dossier est toujours sur votre bureau.
- Une pièce administrative dont la date est périmée au moment de répondre à un appel d’offre.
- Le visa auquel vous n’avez pas songé dans le cadre d’un rendez-vous avec votre fournisseur à l’étranger.
Je voudrais en finir avec ces tracasseries
L’Instant Paperasse vous propose d’accomplir vos formalités administratives en temps et en heure et d’en assurer le suivi, sous réserve d’avoir au préalable :
- Identifié ensemble les organismes et les formalités liées à votre activité.
- Etabli un calendrier annuel indiquant l’ensemble de vos échéances.
Déplacement si nécessaire dans les locaux des divers organismes et établissements publics.
L’anticipation devient votre maître mot. Vous êtes libéré du sentiment d’agacement ou d’abattement face à une machine administrative complexe et déroutante.
Rédaction et mise en forme de documents professionnels ou de supports de réunion
Quelle qu’en soit leur nature (rapport technique ou de chantier, compte rendu de réunion, procédures, présentation d’activité, ...), les documents professionnels demeurent une référence incontournable et un véritable aide-mémoire dans le cadre du suivi de votre activité.
Cependant, vous ne vous sentez pas très à l’aise avec l’exercice de formulation et les outils bureautiques. Vous y consacrez beaucoup de temps pour un résultat qui ne vous satisfait pleinement.
J’ai besoin d’un coup de pouce.
L’Instant Paperasse rédige ou retranscrit vos échanges, structure et met en forme vos documents généraux ou techniques sous word, réalise vos présentations sous powerpoint, et veille à apporter un soin particulier à l’orthographe.
La prestation peut se faire :
- Sur le lieu de la réunion si une prise de notes en séance s’impose, dans le cas de la rédaction d’un compte rendu par exemple, ou à distance à partir d’un fichier audio ou de notes.
- A partir d’un cahier des charges ou de documents supports dans le cadre de la conception réalisation d’un support de réunion/d’une présentation.
- A partir d’originaux, dans le cadre d’une mise à jour de document/procédure.
Une version intermédiaire vous est présentée pour relecture, commentaires et/ou modifications.
Une fois vos modifications intégrées et le document validé par vos soins, et à votre demande, le document peut faire l’objet d’une diffusion multi destinataires selon vos consignes.
Vos prises de décisions, les actions à mener, les procédures inhérentes à votre activité sont clairement actées et actualisées à l’instant T. Toute confusion est écartée. Votre réflexion et votre communication se trouvent ainsi faciliter grâce à des supports au contenu précis mais concis et de qualité.
Et après ? La réalisation d’un document ou support est une base de travail qu’il est important de faire évoluer au rythme de votre activité.
Pour conserver votre fil d’Ariane, confiez l’organisation de vos réunions à votre assistante ! (ordre du jour, envoi des convocations, suivi des actions à mener, comptes rendus au fil des réunions, diffusion).
Contre l’obsolescence, confiez la mise à jour de vos documents et supports à votre assistante !
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